erisk zarządza ryzykiem w jednej z największych firm produkcyjnych

Newag poszukiwał doświadczonej firmy, która zajmie się usprawnieniem systemowego zarządzania ryzykiem. Nacisk został położony na kompleksowe i proste w obsłudze narzędzie, które z jednej strony będzie wspierać kadrę zarządzającą w podejmowaniu decyzji, a z drugiej – ułatwi zarządzanie projektami i przepływ informacji. Niezbędna była tu automatyzacja i integracja z procesami i metodykami istniejącymi już w firmie, zwłaszcza możliwość raportowania ryzyk w trybie online. Samo narzędzie miało być na tyle elastyczne, aby można je było rozbudować w przyszłości o dodatkowe moduły, np. dotyczące ochrony danych osobowych czy audytów wewnętrznych. Wszystkie te wymagania spełniło erisk, którego wdrożeniem zajęło się PBSG, wyłączny dystrybutor oprogramowania.

Projekt był realizowany od lipca do grudnia 2014 roku. Prace objęły dwa zakresy: opracowanie modelu systemu zarządzania ryzykiem oraz wdrożenie metodyki i procesu korporacyjnego zarządzania ryzykiem przy pomocy narzędzia erisk. W erisk wdrożyliśmy dwa moduły: Ryzyko oraz Analiza i Raportowanie. Do tej pory z każdego z tych modułów korzysta po 15 użytkowników.

Przeprowadziliśmy analizę

Pierwszym naszym zadaniem była analiza stosowanych w Newag rozwiązań w obszarze ryzyka. Dzięki temu mogliśmy przygotować koncepcję struktury i metodyki zarządzania ryzykiem, a także koncepcję wdrożenia oprogramowania erisk.

Przygotowaliśmy koncepcje systemu

Na podstawie danych z przeprowadzonej analizy przygotowaliśmy dwa dokumenty koncepcyjne. Pierwszy opisywał strukturę ramową i proces zarządzania ryzykiem, w tym odpowiedzialności, obowiązki, uprawnienia oraz metodyki analizy i raportowania. Drugi regulował sposób implementacji struktury ramowej i procesu zarządzania ryzykiem do oprogramowania; znalazły się w nim również zagadnienia techniczne oraz opisy wykorzystywanych formularzy.

Stworzyliśmy formularze

W ramach prac wdrożeniowych zbudowaliśmy kilka typów formularzy, które gromadziły konkretne informacje, ważne z punktu widzenia zarządzania ryzykiem, takie jak informacje o procesach i projektach realizowanych w firmie czy też informacje o stosowanych środkach kontroli w kontekście danego ryzyka.

Warto tutaj wspomnieć o formularzu do raportowania wyników monitorowania systemu zarządzania ryzykiem. W porównaniu do innych standardowych rozwiązań tutaj ocena wykonywana jest w kontekście procesu i projektu, a nie konkretnego ryzyka; obejmuje również ocenę funkcjonowania zarządzania ryzykiem. Takie podejście znacząco usprawniło realizację założeń normy ISO 31000, która wymaga monitorowania przebiegu i realizacji całości procesu.

Opracowaliśmy bazę danych

Na podstawie ustalonej koncepcji wdrożenia erisk opracowaliśmy bazę danych. Znalazły się w niej formularze wykorzystywane przez użytkowników na poszczególnych etapach procesu zarządzania ryzykiem. W czasie realizacji projektu baza miała status testowej, dopiero po zakończeniu i zaakceptowaniu prac otrzymała status gotowej – zapewniło to bezpieczeństwo danych, a klientowi dało gwarancję, że otrzymał stabilną i przetestowaną bazę.

Wdrożyliśmy metodykę

Po takim przygotowaniu przystąpiliśmy do wdrożenia do erisk przyjętego modelu zarządzania ryzykiem zgodnego z ISO 31000 i COSO II. Prace objęły między innymi: identyfikację ryzyka ze stosowanymi środkami kontroli w realizowanych procesach i projektach oraz analizę i ewaluację. Opracowaliśmy również plany postępowania z najbardziej znaczącymi ryzykami.

Przekazaliśmy raport i rekomendacje

Na koniec prac klient otrzymał raport, w którym zamieściliśmy podsumowanie wdrożenia. Znalazły się w nim zalecenia dotyczące efektywnego wykorzystania narzędzia erisk w przyszłości. Dało to solidne podstawy do dalszego rozwoju i doskonalenia procesu zarządzania ryzykiem w przyszłości.

• Dedykowane, w pełni skonfigurowane i dostosowane do potrzeb organizacji narzędzie informatyczne, które jest gotowe do dalszego rozwoju.
• Zwiększenie decyzyjności i efektywności poprzez wsparcie kluczowych procesów zarządzania ryzykiem.
• Szybszy przepływ informacji – informacja na temat ryzyk dostępna jest w czasie rzeczywistym.
• Ograniczenie pracochłonności raportowania związanego z wymaganiami stawianymi spółkom notowanym na Giełdzie Papierów Wartościowych.
• Automatyzacja okresowego monitorowania procesu zarządzania ryzykiem oraz komunikacji w zakresie doskonalenia i rozwoju procesu.